Nhận thức được vai trò then chốt của việc “số hóa” trong quá trình điều hành tổ chức Team Building, Mắt Bão WS giới thiệu nền tảng “Sự Kiện Thông Minh MBE” – Giải pháp hỗ trợ đắc lực cho những người điều hành tổ chức team building. MBE Team Building giúp nâng cao hiệu suất quản lý mọi khía cạnh, cũng như đo lường và đánh giá kết quả sau cùng.
Sự kiện Team Building là gì?
Team Building là một hoạt động được tổ chức với mục tiêu xây dựng, củng cố tinh thần đồng đội, nâng cao hiệu quả làm việc và tạo ra môi trường làm việc tích cực, gắn kết hơn trong một nhóm hoặc tổ chức.
Mục tiêu chính của Team Building
- Tăng cường sự gắn kết: Giúp các thành viên trong nhóm hiểu nhau hơn, tạo ra mối quan hệ thân thiết và tin tưởng lẫn nhau.
- Nâng cao tinh thần đồng đội: Khuyến khích tinh thần hợp tác, chia sẻ và hỗ trợ lẫn nhau để đạt được mục tiêu chung.
- Cải thiện kỹ năng giao tiếp: Tạo cơ hội cho các thành viên rèn luyện kỹ năng giao tiếp, lắng nghe và làm việc nhóm.
- Giải tỏa căng thẳng: Giúp nhân viên thư giãn, giảm căng thẳng và tăng cường năng lượng làm việc.
- Nâng cao tinh thần sáng tạo: Khuyến khích các thành viên đưa ra ý tưởng mới, giải quyết vấn đề một cách sáng tạo.
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Góp phần xây dựng một văn hóa doanh nghiệp tích cực, nơi mọi người cảm thấy được tôn trọng và có động lực làm việc.
Các hoạt động thường gặp trong Team Building
- Trò chơi vận động: Các trò chơi đòi hỏi sự phối hợp nhóm, giải quyết vấn đề, rèn luyện kỹ năng lãnh đạo.
- Hoạt động trải nghiệm: Các hoạt động khám phá thiên nhiên, tham gia các khóa học kỹ năng mềm.
- Hoạt động sáng tạo: Các hoạt động như vẽ tranh, làm thủ công, xây dựng mô hình.
- Hoạt động thể thao: Các môn thể thao đồng đội như bóng đá, bóng chuyền, kéo co.
- Các hoạt động ngoài trời: Cắm trại, picnic, du lịch.
Lợi ích của việc tổ chức Team Building
- Nâng cao hiệu suất làm việc: Khi các thành viên làm việc gắn kết và hiểu nhau hơn, hiệu quả làm việc sẽ được cải thiện đáng kể.
- Giảm tỷ lệ nghỉ việc: Một môi trường làm việc tích cực, gắn kết sẽ giúp nhân viên cảm thấy hạnh phúc và muốn gắn bó lâu dài với công ty.
- Tăng cường khả năng thích ứng với thay đổi: Các hoạt động Team Building giúp nhân viên rèn luyện khả năng thích ứng với những thay đổi và thử thách mới.
- Xây dựng hình ảnh doanh nghiệp: Một doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên gắn kết và năng động sẽ tạo được ấn tượng tốt đẹp trong mắt khách hàng và đối tác.
Những khó khăn khi tổ chức sự kiện Team Building truyền thống
Tổ chức sự kiện Team Building truyền thống luôn là một thử thách đầy khó khăn đối với các Nhà tổ chức. Từ việc chọn địa điểm phù hợp, thiết kế các hoạt động mang tính gắn kết cao, đến việc đảm bảo an toàn và sự hài lòng cho tất cả các thành viên tham gia, mỗi khâu đều đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và sự quản lý tỉ mỉ. Bên cạnh đó, việc đối phó với những yếu tố không thể dự đoán như thời tiết, thay đổi nhân sự hay vấn đề kỹ thuật cũng khiến cho việc tổ chức các hoạt động Team Building trở nên phức tạp hơn rất nhiều. Dưới đây là những thách thức thường gặp mà cả người tổ chức và người tham gia đều có thể gặp phải:
Đối với Nhà tổ chức sự kiện
Khó khăn trong lên kế hoạch và quản lý:
- Thiếu công cụ hỗ trợ: Việc lập kế hoạch, phân công công việc, theo dõi tiến độ thường dựa trên các bảng tính, giấy tờ, dễ dẫn đến sai sót và khó khăn trong việc cập nhật thông tin.
- Quản lý thông tin: Việc quản lý danh sách người tham gia, thông tin liên lạc, các hoạt động, lịch trình bằng phương pháp thủ công rất tốn thời gian và dễ xảy ra nhầm lẫn.
Khó khăn trong việc truyền thông:
- Tiếp cận khó khăn: Việc truyền thông thông tin về sự kiện đến các thành viên thường gặp khó khăn, đặc biệt là khi nhóm có quy mô lớn.
- Tương tác hạn chế: Việc tương tác với các thành viên để giải đáp thắc mắc, thu thập ý kiến thường diễn ra chậm trễ.
Rủi ro về thời gian và địa điểm:
- Linh hoạt thấp: Khi có sự thay đổi, việc điều chỉnh kế hoạch rất khó khăn và tốn thời gian.
Khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả:
- Thiếu dữ liệu: Việc đánh giá hiệu quả của chương trình thường dựa trên cảm nhận chủ quan, thiếu dữ liệu cụ thể.
Đối với Nhân viên tham gia
- Thiếu thông tin cập nhật, khó nắm bắt thông tin: Nhân viên khó có thể nắm bắt được những thông tin mới nhất về sự kiện, như thay đổi lịch trình, địa điểm.
- Quy trình đăng ký phức tạp, tốn thời gian: Việc đăng ký tham gia sự kiện thường đòi hỏi nhân viên phải điền vào các biểu mẫu, khá tốn thời gian.
- Thiếu tính tương tác: Nhân viên khó có thể đặt câu hỏi, đưa ra ý kiến đóng góp trước hoặc trong suốt sự kiện.
Những khó khăn này không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng của sự kiện mà còn làm giảm sự hào hứng và mong đợi của người tham gia. Để khắc phục những hạn chế trên, việc ứng dụng công nghệ vào tổ chức sự kiện Team Building là vô cùng cần thiết. Việc ứng dụng giải pháp phần mềm MBE không chỉ giúp đơn giản hóa quy trình tổ chức mà còn nâng cao chất lượng và hiệu quả của sự kiện Team Building, tạo ra những trải nghiệm đáng nhớ và có giá trị cho tất cả người tham gia.
MBE Team Building – Giải pháp công nghệ quản trị sự kiện hiện đại
Để khắc phục những khó khăn trên, việc áp dụng các giải pháp công nghệ như: phần mềm quản lý sự kiện, ứng dụng di động, website sự kiện… là điều cần thiết. Sự Kiện Thông Minh MBE có đầy đủ tính năng công nghệ tân tiến giúp tự động hóa nhiều quy trình, nâng cao hiệu quả làm việc, tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho khách mời và giúp ban tổ chức đánh giá hiệu quả sự kiện một cách chính xác hơn.
Giải pháp trước sự kiện
- Thiết kế thiệp mời điện tử:
Là nền tảng thiết kế thiệp mời trực tuyến, đơn giản dễ sử dụng, ban tổ chức có thể chủ động thiết kế thiệp mời theo nhu cầu, mục đích của sự kiện. Thiệp mời sẽ bao gồm mã QR CODE để checkin, ảnh đại diện và các thông tin cần khác.
- Gửi email thiệp mời tự động hàng loạt:
Chỉ cần vài cú click chuột nhà tổ chức sự kiện có thể nhập file thông tin khách mời lên hệ thống và hệ thống sẽ tự động gửi thiệp mời theo danh sách.
- Auto call A.I nhắc lịch hẹn trước sự kiện:
Ban tổ chức sẽ nhập danh sách khách mời, số điện thoại, thời gian và nội dung cần nhắc vào hệ thống. Hệ thống sẽ tự động tạo ra các cuộc gọi đến từng số điện thoại trong danh sách, cuộc gọi sẽ được sắp xếp theo vị trí địa lý (xa gọi nhắc trước, gần gọi nhắc sau)
Giải pháp trong sự kiện
- Check-in bằng QR CODE hoặc FACE ID:
QR CODE là một mã vạch hai chiều chứa thông tin đã được mã hóa, tương tự FACE ID nhận diện khuôn mặt. Quá trình check-in diễn ra nhanh chóng, hạn chế rủi ro sai sót, giảm thiểu thời gian chờ đợi và hạn chế tình trạng xếp hàng. Hệ thống sẽ so sánh thông tin từ QR code hoặc Face ID với cơ sở dữ liệu đã lưu để xác minh danh tính.
- Thiệp phân luồng khách mời tự động, thông minh
Mỗi khách mời sẽ được tạo một mã QR riêng biệt, chứa thông tin cá nhân như tên, vị trí, phòng ban. Mã QR này sẽ được nhúng trực tiếp vào thiệp mời điện tử. Hệ thống sẽ tự động nhận diện thông tin từ mã QR và phân loại khách mời vào các nhóm đã định trước. Từ đó điều hướng, hướng dẫn khách mời đến luồng check-in phù hợp
- Quản lý khách tham dự trực tuyến (lịch trình Real-time)
Giao diện Timeline được thể hiện thời gian thực (Đồng hồ đếm ngược đến sự kiện tiếp theo;
Thanh tiến độ hiển thị phần trăm thời gian đã trôi qua của mỗi hoạt động; Thông báo tự động khi bắt đầu một hoạt động mới)
Thông tin trên timeline được cập nhật liên tục, phản ánh chính xác thời gian thực của các hoạt động. Khách mời có thể truy cập vào timeline bất cứ lúc nào để xem lịch trình, các bài phát biểu, hoạt động đang diễn ra và những gì đã diễn ra trước đó.
- Quay số trúng thưởng dựa trên danh sách checkin thực tế
Thống kê các mã khách mời đã check-in và tạo danh sách quay số trúng thưởng dựa trên thông tin thực ấy. Nền tảng Sự kiện thông minh MBE sẽ tiến hành quay số trực tiếp Công bố kết quả quay số một cách công khai và minh bạch. Liên hệ với những người trúng thưởng để xác nhận thông tin và trao giải.
Giải pháp sau sự kiện
- Album hình lưu niệm AI
Cá nhân hóa tìm kiếm hình ảnh bằng nhận diện khuôn mặt. Hình ảnh khuôn mặt được so sánh với cơ sở dữ liệu khuôn mặt đã được tạo trước đó từ hình ảnh trên thiệp mời.
Tạo album cá nhân: Hệ thống sẽ tự động tạo ra một album hình ảnh riêng cho mỗi khách mời, chứa tất cả những hình ảnh mà họ xuất hiện.
- Báo cáo chi tiết các chỉ số của sự kiện
Sự kiện thông minh MBE dựa trên số liệu bán vé, check-in thực tế để phân tích dữ liệu về sự kiện, từ đó tạo ra các báo cáo chi tiết với nhiều chỉ số khác nhau, như: chỉ số tham dự, chỉ số tương tác, chỉ số hài lòng, chỉ số về ROI và một số chỉ số khác theo yêu cầu của nhà tổ chức.
- Gửi email tự động:
Sự kiện thông minh MBE sẽ tự động thống kê danh sách khách đã tham dự, sau đó hệ thống tự động gửi thư cảm ơn, voucher, thông tin sự kiện kế tiếp, vv theo thông tin mà nhà tổ chức đã đưa từ trước.
- Lưu trữ thông tin
Sau sự kiện ban tổ chức có thể vào nền tảng Sự kiện thông minh MBE để truy cập trường thông tin khách mời, sự kiện hoặc tải các báo cáo về.
Tính năng vượt trội khi Team Building áp dụng giải pháp MBE
Khi tổ chức Team Building áp dụng giải pháp MBE, các doanh nghiệp không chỉ nâng cao hiệu quả tổ chức sự kiện mà còn mang lại trải nghiệm đáng nhớ cho tất cả thành viên. Tính năng vượt trội của MBE như tự động hóa quy trình check-in bằng mã QR, quản lý dữ liệu tham gia, và hệ thống quay số trúng thưởng với mã pin độc lập giúp tối ưu hóa mọi khâu trong sự kiện. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn giảm thiểu rủi ro sai sót, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp.
Tăng hiệu quả tổ chức
- Tự động hóa các quy trình: Các phần mềm quản lý sự kiện giúp tự động hóa nhiều quy trình như đăng ký, phát hành vé, quản lý khách sạn, tạo báo cáo… Giảm thiểu lỗi sai sót do con người gây ra.
- Tiết kiệm thời gian: Các công việc thủ công được rút gọn, giúp người tổ chức tập trung vào các công việc sáng tạo và quan trọng hơn.
- Quản lý thông tin tập trung: Tất cả thông tin về sự kiện được lưu trữ và quản lý trên một nền tảng duy nhất, giúp dễ dàng truy cập và cập nhật.
- Dễ chỉnh sửa thông tin trên thiệp mời hay cổng đăng ký: khi BTC chỉnh sửa thì thiệp mời sẽ được thay đổi và thông báo hàng loạt cho khách mời
Tối ưu hóa chi phí
- Tiết kiệm nhân lực: Với giải pháp Sự kiện thông minh MBE giúp tự động hóa các quy trình lập đi lập lại, giảm thiểu nhân lực ở các vị trí như nhân viên kiểm soát, hỗ trợ, lễ tân
- Quản lý ngân sách hiệu quả: Các phần mềm quản lý sự kiện giúp theo dõi chi phí một cách chi tiết, từ đó giúp người tổ chức kiểm soát ngân sách tốt hơn.
- Giảm thiểu lãng phí: Việc sử dụng công nghệ giúp giảm thiểu việc in ấn tài liệu, tiết kiệm chi phí.
Nâng cao chất lượng dịch vụ
- Cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng: Dựa trên dữ liệu thu thập được, người tổ chức có thể cung cấp các dịch vụ phù hợp với từng khách hàng.
- Tăng cường tương tác: Các nền tảng công nghệ cho phép khách hàng tương tác với ban tổ chức một cách dễ dàng hơn thông qua các tính năng chat, hỏi đáp trực tuyến.
- Giải quyết vấn đề nhanh chóng: Các vấn đề phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện có thể được giải quyết nhanh chóng nhờ vào hệ thống hỗ trợ trực tuyến.
Đo lường hiệu quả
- Thu thập dữ liệu chi tiết: Các nền tảng công nghệ giúp thu thập dữ liệu về số lượng người tham gia, thời gian tham gia, phản hồi của khách hàng…
- Đánh giá hiệu quả sự kiện: Dựa trên dữ liệu thu thập được, người tổ chức có thể đánh giá hiệu quả của từng hoạt động, từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp cho các sự kiện tiếp theo.
Với giải pháp Sự Kiện Thông Minh MBE, Mắt Bão WS rất tự hào khi được đồng hành cùng các nhà tổ chức và góp phần thành công cho các sự kiện từ quy mô nhỏ, vừa tới quy mô lớn và rất lớn. Tìm hiểu thêm thông tin các sự kiện mà “Sự Kiện Thông Minh MBE” được góp mặt tham gia
Đừng bỏ lỡ cơ hội trải nghiệm giải pháp công nghệ hỗ trợ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp “Sự Kiện Thông Minh MBE” với mức giá ưu đãi đặc biệt. Bạn muốn áp dụng các giải pháp công nghệ Sự Kiện Thông Minh MBE để tối ưu chi phí, tiết kiệm nhân lực? Hãy liên hệ với Mắt Bão WS ngay để được tư vấn miễn phí 24/7/365.
