Trong thời đại công nghệ phát triển vượt bậc, việc “số hóa” và ứng dụng công nghệ vào các bữa tiệc cuối năm không chỉ đơn thuần là xu hướng mà còn là yếu tố then chốt để tạo ra những trải nghiệm độc đáo cho khách tham dự. Hiểu được điều đó, Mắt Bão WS ứng dụng, phát triển các giải pháp công nghệ hiện đại, giới thiệu giải pháp “Sự Kiện Thông Minh MBE Yep” – Giải pháp để giúp các Nhà tổ chức không chỉ tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm chi phí, mà còn thổi một làn gió mới vào trải nghiệm cá nhân, tạo dấu ấn khó phai trong lòng khách mời.

Sự kiện tiệc cuối năm – Year End Party là gì?

Tiệc cuối năm (Year End Party) là một sự kiện thường niên được tổ chức vào cuối năm với mục đích tổng kết, nhìn lại một năm làm việc đã qua và đồng thời tạo cơ hội để các thành viên trong một tổ chức (công ty, trường học, câu lạc bộ,…) giao lưu, thư giãn và tận hưởng những khoảnh khắc vui vẻ bên nhau.

Tiệc cuối năm là dịp để cùng nhau nhìn lại, tổng kết một hành trình đầy ý nghĩa, vinh danh những đóng góp xuất sắc của từng cá nhân, đồng thời củng cố tinh thần đoàn kết của toàn thể công ty. Đây cũng là dịp để các thành viên giải tỏa căng thẳng và tận hưởng những khoảnh khắc vui vẻ bên nhau sau một năm làm việc chăm chỉ.

Các hoạt động phổ biến trong Year End Party

Phần lễ:

• Lời phát biểu khai mạc của lãnh đạo.
• Báo cáo tổng kết hoạt động năm.
• Lễ trao giải thưởng.

Phần hội:

• Tiệc buffet, tiệc gala.
• Các trò chơi, hoạt động Year end party .
• Biểu diễn văn nghệ.
• Vũ hội.

Đặc điểm của Year End Party

• Tính thường niên: Được tổ chức hàng năm.
• Tính tập thể: Dành cho tất cả thành viên trong tổ chức.
• Tính vui vẻ, thoải mái: Tạo không khí vui tươi, thoải mái để mọi người thư giãn.
• Tính kỷ niệm: Là dịp để mọi người cùng nhau ôn lại những kỷ niệm cống hiến trong năm qua.

Lợi ích của việc tổ chức Year End Party thường niên

Đối với nhân viên:

• Nâng cao tinh thần: Tiệc cuối năm là dịp để nhân viên thư giãn, giải tỏa căng thẳng sau một năm làm việc vất vả, từ đó tăng cường tinh thần làm việc.
• Củng cố mối quan hệ: Tạo cơ hội cho nhân viên các phòng ban giao lưu, gắn kết, giúp xây dựng mối quan hệ đồng nghiệp thân thiết.
• Nhận được sự ghi nhận: Đây là dịp để công ty ghi nhận những đóng góp của nhân viên, tạo động lực làm việc cho năm tới.
• Cải thiện tinh thần đồng đội: Các hoạt động nhóm trong tiệc cuối năm giúp tăng cường tinh thần đồng đội, tạo ra một tập thể gắn kết.

Đối với doanh nghiệp:

• Nâng cao hình ảnh doanh nghiệp: Một buổi tiệc cuối năm được tổ chức chuyên nghiệp sẽ giúp nâng cao hình ảnh của công ty trong mắt nhân viên và đối tác.
• Tăng cường lòng trung thành của nhân viên: Khi cảm thấy được quan tâm và trân trọng, nhân viên sẽ có xu hướng gắn bó lâu dài với công ty.
• Thu hút nhân tài: Một công ty thường xuyên tổ chức các hoạt động vui chơi giải trí cho nhân viên sẽ thu hút được nhiều ứng viên tiềm năng.
• Cải thiện hiệu suất làm việc: Một môi trường làm việc vui vẻ, thân thiện sẽ giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn.

Các lợi ích khác:

• Tăng cường sự gắn kết giữa lãnh đạo và nhân viên: Tiệc cuối năm là dịp để lãnh đạo và nhân viên giao lưu, rút ngắn khoảng cách.
• Cải thiện văn hóa doanh nghiệp: Thông qua các hoạt động trong tiệc, công ty có thể truyền đạt văn hóa doanh nghiệp một cách hiệu quả.
• Tăng cường khả năng sáng tạo: Trong không khí vui vẻ, thoải mái, nhân viên có thể đưa ra những ý tưởng mới, sáng tạo.

Những khó khăn khi tổ chức sự kiện Yep truyền thống

Việc tổ chức một buổi tiệc cuối năm thành công đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và cẩn trọng. Tổ chức các sự kiện tiệc cuối năm truyền thống, dù mang lại nhiều lợi ích nhưng vẫn tồn tại một số khó khăn nhất định. Dưới đây là những thách thức thường gặp mà cả người tổ chức và người tham gia đều có thể gặp phải:

Đối với Ban Tổ Chức Sự Kiện

Khó khăn trong lên kế hoạch và quản lý:

• Thiếu công cụ quản lý: Việc lập kế hoạch, phân công công việc, theo dõi tiến độ hoàn toàn dựa vào các bảng tính, giấy tờ, rất dễ xảy ra sai sót, trùng lặp hoặc bị thất lạc thông tin. Khó khăn trong việc cập nhật thông tin một cách nhanh chóng và chính xác, đặc biệt khi có nhiều thay đổi.
• Quản lý thông tin: Việc quản lý danh sách người tham gia, thông tin liên lạc, các hoạt động, lịch trình bằng phương pháp thủ công rất tốn thời gian và dễ xảy ra nhầm lẫn.

Khó khăn trong giai đoạn thực hiện:

• Truyền thông kém hiệu quả: Việc truyền đạt thông tin đến các thành viên, khách mời thường chậm trễ, không đảm bảo mọi người đều nắm bắt được thông tin đầy đủ. 
• Quản lý khách mời: Việc quản lý danh sách khách mời, theo dõi số lượng khách đến, và sắp xếp chỗ ngồi rất phức tạp và dễ xảy ra nhầm lẫn.

Khó khăn trong giai đoạn đánh giá:

• Thiếu dữ liệu: Việc đánh giá hiệu quả của chương trình thường dựa trên cảm nhận chủ quan, không có số liệu cụ thể để làm bằng chứng.

Đối với Nhân Viên Tham Gia

• Thiếu thông tin cập nhật: Nhân viên khó có thể nắm bắt được những thông tin mới nhất về sự kiện, như thay đổi lịch trình, địa điểm và tình trạng tham dự của khách mời. 
• Quy trình đăng ký phức tạp, tốn thời gian: Việc đăng ký tham gia sự kiện thường đòi hỏi nhân viên phải điền vào các biểu mẫu, khá tốn thời gian.
• Thiếu tính tương tác: Nhân viên khó có thể đặt câu hỏi, đưa ra ý kiến đóng góp trước trong và sau sự kiện.

Những khó khăn này không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng của sự kiện mà còn làm giảm sự hào hứng và mong đợi của người tham gia. Để khắc phục những hạn chế trên, việc ứng dụng công nghệ giải pháp MBE Yep vào tổ chức sự kiện tiệc cuối năm là vô cùng cần thiết. 

Giải pháp Sự Kiện Thông Minh MBE – YEP giúp nâng cao trải nghiệm 

Để khắc phục những khó khăn trên, việc áp dụng các giải pháp công nghệ như: phần mềm quản lý sự kiện, ứng dụng di động, website sự kiện… là điều tất yếu. Sự Kiện Thông Minh MBE có đầy đủ tính năng công nghệ tân tiến giúp tự động hóa nhiều quy trình, nâng cao hiệu quả làm việc, tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho khách mời và giúp Ban tổ chức đánh giá hiệu quả sự kiện một cách chính xác hơn. Giải pháp Sự Kiện Thông Minh MBE Yep là một hệ thống toàn diện hỗ trợ quản lý sự kiện từ A-Z, giúp tối ưu hóa quy trình tổ chức và nâng cao trải nghiệm của người tham dự. Với các tính năng nổi bật như:

Trước sự kiện

• Thiết kế thiệp mời điện tử: Là nền tảng thiết kế thiệp mời trực tuyến, đơn giản dễ sử dụng, ban tổ chức có thể chủ động thiết kế thiệp mời theo nhu cầu, mục đích của sự kiện. Thiệp mời sẽ bao gồm mã QR CODE để check-in, ảnh đại diện và các thông tin cần khác.
• Gửi email thiệp mời tự động hàng loạt: Chỉ cần vài cú click chuột Nhà tổ chức sự kiện có thể nhập file thông tin khách mời lên hệ thống và hệ thống sẽ tự động gửi thiệp mời theo danh sách.
• Auto call A.I nhắc lịch hẹn trước sự kiện: Ban tổ chức sẽ nhập danh sách khách mời, số điện thoại, thời gian và nội dung cần nhắc vào hệ thống. Hệ thống sẽ tự động tạo ra các cuộc gọi đến từng số điện thoại trong danh sách, cuộc gọi sẽ được sắp xếp theo vị trí địa lý (xa gọi nhắc trước, gần gọi nhắc sau).

Trong sự kiện

Check-in bằng QR CODE hoặc FACE ID: QR CODE là một mã vạch hai chiều chứa thông tin đã được mã hóa, tương tự FACE ID nhận diện khuôn mặt. Quá trình check-in diễn ra nhanh chóng, hạn chế rủi ro sai sót, giảm thiểu thời gian chờ đợi và hạn chế tình trạng xếp hàng. Hệ thống sẽ so sánh thông tin từ QR code hoặc Face ID với cơ sở dữ liệu đã lưu để xác minh danh tính.

Thiệp phân luồng khách mời tự động, thông minh: Mỗi khách mời sẽ được tạo một mã QR riêng biệt, chứa thông tin cá nhân như tên, vị trí, phòng ban. Mã QR này sẽ được nhúng trực tiếp vào thiệp mời điện tử. Hệ thống sẽ tự động nhận diện thông tin từ mã QR và phân loại khách mời vào các nhóm đã định trước. Từ đó điều hướng, hướng dẫn khách mời đến luồng check-in phù hợp.

Quản lý khách tham dự trực tuyến (lịch trình Real-time):

• Giao diện Timeline được thể hiện thời gian thực (Đồng hồ đếm ngược đến sự kiện tiếp theo;
• Thanh tiến độ hiển thị phần trăm thời gian đã trôi qua của mỗi hoạt động; Thông báo tự động khi bắt đầu một hoạt động mới)
• Thông tin trên timeline được cập nhật liên tục, phản ánh chính xác thời gian thực của các hoạt động. Khách mời có thể truy cập vào timeline bất cứ lúc nào để xem lịch trình, các bài phát biểu, hoạt động đang diễn ra và những gì đã diễn ra trước đó.

Quay số trúng thưởng dựa trên danh sách check-in thực tế: Thống kê các mã khách mời đã check-in và tạo danh sách quay số trúng thưởng dựa trên thông tin thực ấy. Nền tảng Sự Kiện Thông Minh MBE sẽ tiến hành quay số trực tiếp Công bố kết quả quay số một cách công khai và minh bạch. Liên hệ với những người trúng thưởng để xác nhận thông tin và trao giải. 

Sau sự kiện

Album hình lưu niệm AI: 

• Cá nhân hóa tìm kiếm hình ảnh bằng nhận diện khuôn mặt. Hình ảnh khuôn mặt được so sánh với cơ sở dữ liệu khuôn mặt đã được tạo trước đó từ hình ảnh trên thiệp mời.
• Tạo album cá nhân: Hệ thống sẽ tự động tạo ra một album hình ảnh riêng cho mỗi khách mời, chứa tất cả những hình ảnh mà họ xuất hiện.

Báo cáo chi tiết các chỉ số của sự kiện: Sự Kiện Thông Minh MBE Yep dựa trên số liệu bán vé, check-in thực tế để phân tích dữ liệu về sự kiện, từ đó tạo ra các báo cáo chi tiết với nhiều chỉ số khác nhau, như: chỉ số tham dự, chỉ số tương tác, chỉ số hài lòng, chỉ số về ROI và một số chỉ số khác theo yêu cầu của Nhà tổ chức. 

Gửi email tự động: Sự Kiện Thông Minh MBE sẽ tự động thống kê danh sách khách đã tham dự, sau đó hệ thống tự động gửi thư cảm ơn, voucher, thông tin sự kiện kế tiếp, vv theo thông tin mà nhà tổ chức đã đưa từ trước. 

Lưu trữ thông tin: Sau sự kiện ban tổ chức có thể vào nền tảng Sự Kiện Thông Minh MBE để truy cập trường thông tin khách mời, sự kiện hoặc tải các báo cáo về.

Với giải pháp Sự Kiện Thông Minh MBE, Mắt Bão WS rất tự hào khi được đồng hành cùng các Nhà tổ chức và góp phần thành công cho các sự kiện từ quy mô nhỏ, vừa tới quy mô lớn và rất lớn. 

Đừng bỏ lỡ cơ hội trải nghiệm giải pháp công nghệ hỗ trợ tổ chức sự kiện tiệc cuối năm cho doanh nghiệp chuyên nghiệp “Sự Kiện Thông Minh MBE” với mức giá ưu đãi đặc biệt. Bạn muốn áp dụng các giải pháp công nghệ Sự Kiện Thông Minh MBE để tối ưu chi phí, tiết kiệm nhân lực? Hãy liên hệ với Mắt Bão WS ngay để được tư vấn miễn phí 24/7/365.